О документальном подтверждении разъездного характера работы

Трудовой кодекс не требует, чтобы работодатель каким-то образом доказывал тот факт, что служебные поездки сотрудника, которому в трудовом договоре установлен разъездной характер работы, и по факту являются постоянными.

В большинстве официальных разъяснений также нет требования о документальном подтверждении постоянного характера служебных поездок.

В Письме от 19.07.2010 N 03-04-06/6-154 Минфин России указал, что компенсация расходов, поименованных в ст. 168.1 ТК РФ, не облагается НДФЛ, если:

— условие о разъездном характере работы отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах;

— выплата компенсации производится в размере, установленном коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.

А ФНС России в Письме от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488 разрешила учитывать эту компенсацию в расходах по налогу на прибыль, если выполнены два вышеназванных условия и при этом указание на разъездной характер работы есть в трудовом договоре с сотрудником.

Аналогичные требования к документальному подтверждению разъездного характера работ приведены в Письмах Минздравсоцразвития России от 27.02.2010 N 406-19, ФСС РФ от 02.04.2010 N 02-03-16/08-526П, в которых чиновники и специалисты ФСС РФ разрешают не начислять на компенсацию страховые взносы. Несмотря на это, организациям, которые производят выплаты сотрудникам за разъездную работу, рекомендуют запастись документами, подтверждающими постоянность разъездов. Особенно если должности сотрудников прямо не указывают на разъездной характер (например, не курьер и водитель, а руководитель отдела, менеджер, специалист). Такими документами могут быть, в частности:

— утвержденные директором планы поездок;

— маршрутные листы;

— журналы учета служебных поездок;

— отчеты менеджеров о той или иной встрече и т.п.

Судебная практика показывает: если на момент проверки у компании не окажется подобных документов, это может привести к тому, что проверяющие из ФНС и фондов исключат сумму возмещаемых расходов из расчета налога на прибыль, доначислят НДФЛ и взносы.

Позвонив нам по контактным телефонам (+7-499-152-64-56 или +7-903-739-71-18) Вы можете получить консультацию бухгалтера, а так же заказать бухгалтерское сопровождение Вашей организации.